En tant que clients commerciaux, vous pouvez recevoir les factures électroniques de deux manières: directement dans votre système de comptabilité ou dans l'e-banking.
E-banking
Vous recourez à ce mode de paiement comme un client privé. Notez qu'en tant que client commercial, vous devez conclure un contrat de facturation électronique avec votre établissement financier.
Système de comptabilité
Les entreprises peuvent transférer électroniquement les données de la facture structurées et signées numériquement dans leur système de comptabilité. Plusieurs processus internes, comme l'autorisation (visa), la libération ou l'archivage, sont ainsi entièrement automatisés. Par rapport aux processus de traitement classiques, les délais d'exécution sont réduits et la qualité des données améliorée. Le règlement des factures s'effectue via les canaux de paiement utilisés auparavant.
Vous ne vous êtes pas encore inscrit à la facturation électronique
- Installez au sein de votre entreprise les prérequis techniques nécessaires à la réception, au traitement et à l'archivage des e-factures dans votre système comptable.
- Vous devez conclure un contrat avec un fournisseur de services d'e-factures. Pour plus d'informations à ce sujet, contactez votre institut financier ou visitez le forum d'encouragement à la facturation électronique swissDIGIN (en anglais et allemand uniquement).
- A la signature du contrat, vous recevez un numéro spécifique, l'EBillAccountID.
Vous détenez déjà un «EBillAccountID»
- Envoyez par courriel les informations suivantes à votre interlocuteur de la société émettrice de la facture:
- EBillAccountID
- votre numéro de client (PDF, 16 kB, 22.12.2015) (que vous trouverez sur la facture)
- votre adresse postale complète - En votre qualité de client de PostFinance, vous pouvez transmettre directement votre EBillAccountID par le biais du masque d'enregistrement des factures de PostFinance.
Lorsque le système de transmission des e-factures aura été activé et testé, vous recevrez par voie électronique vos factures conformes à la TVA et pourrez les traiter directement dans votre système comptable.
Les processus du trafic des paiements ne sont pas modifiés.